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Aplicação de uma Ferramenta de Gestão de Processos Internos de Protocolo Web Mobile
A Comunicação é uma das principais competências necessárias para a sobrevivência e desenvolvimento de uma empresa e cada vez mais, as pessoas estão tomando consciência disso e buscando aperfeiçoar suas habilidades de comunicação de modo a dar resultados positivos. Partindo desta premissa e levando em consideração a pesquisa realizada, que demonstra que a empresa, objeto deste estudo, não possui nenhum controle de processos, além de apresentar sinais de comunicação ineficiente, este projeto nasceu da necessidade de criar recursos que oportunizasse aos funcionários, uma ferramenta capaz de auxiliá-los em um atendimento de qualidade, com agilidade e segurança, somados a possibilidade de influenciar positivamente no alcance dos objetivos estratégicos da empresa que está em atender as necessidades do cliente, garantindo assim a sua satisfação e sua fidelidade. A ferramenta desenvolvida garantirá melhorias na comunicação interna, auxiliando na gestão dos processos, melhorando o aproveitamento do tempo e integrando os departamentos. O projeto foi desenvolvido e aplicado numa Instituição de Ensino Superior, aonde foram selecionados alguns processos internos da Instituição para demonstrar seu desempenho e viabilidade. O método da pesquisa constituiu-se de dois questionários qualitativos aplicados a alguns colaboradores. No primeiro questionário foram abordados assuntos relacionados à comunicação interna como: trâmite documental entre departamentos, formas e eficiência na transmissão de informações, motivação, satisfação com a gestão de processos atual e suas falhas. Já no segundo questionário foram abordadas questões relacionadas à apresentação e utilização da ferramenta de gestão de processos internos, desenvolvida como um modelo estratégico de comunicação. A apresentação dos resultados do questionário e suas recomendações foram baseadas nas respostas de cada funcionário. Para a concretização do trabalho foi desenvolvido e implantado uma ferramenta de gestão de processos de comunicação interna de protocolo web mobile, capaz de mostrar o caminho percorrido pela solicitação de documento desde seu requerimento até a sua transformação e entrega para o cliente. Para isto, foi utilizada a metodologia de desenvolvimento que compreende aspectos técnicos, empresariais e pedagógicos. Entre os benefícios destacados estão: priorizar tarefas e organizar o fluxo de trabalho de uma forma intuitiva e objetiva através de um layout de fácil compreensão. A utilização do software permite padronizar os procedimentos e gerenciar as demandas registradas, auxiliando nas tomadas de decisões garantindo assim uma maior produtividade. Pensando na melhor tomada de decisão por parte dos gestores envolvidos no processo, o aluno será identificado por foto, seguindo o modelo de gestão Kanban. O acesso à ferramenta será feito via web, sendo responsivo para quando o acesso for pelo celular, tanto para o aluno como para o colaborador. Tomando por base as considerações acima apresentadas pode-se afirmar que o objetivo foi alcançado tendo em vista o desenvolvimento da aplicação proposta e sua validação mediante a aplicação junto aos funcionários da empresa.
APPLICATION OF AN INTERNAL PROCESS MANAGEMENT TOOL FOR MOBILE WEB PROTOCOL
Communication is one of the main competencies needed for the survival and development of the company, and each time more and more people are becoming aware of this and seeking to improve their communication skills. Based on this premise and taking into consideration the research carried out, demonstrates that the company, object of this study has no control of the processes, in addition to presenting signs of inefficient communication, this project was born from the need to create a tool able to support the staff a quality service, with agility and security to positively influence the achievement of the strategic objectives of the company that is to satisfy customer´s need , ensuring their satisfaction and fidelity. The tool developed will ensure improvements in internal communication, assisting in the management of processes, improving the use of time and integrating departments. The project was developed and applied at a Higher Education Institution, where some internal processes were selected to demonstrate its performance and feasibility. The research method consisted of two qualitative questionnaires applied to some collaborators. In the first questionnaire were discussed issues related to internal communication such as: process documentary between departments, forms and efficiency in the transmission of information, motivation, satisfaction with the management of the current process and its shortcomings. In the second questionnaire addressed issues related to the presentation and use of the internal process management tool, developed as a strategic communication model. The presentation of the results of the questionnaire and its recommendations were based on the responses of each employee. For the concretization of the work has been developed and deployed a process management tool of internal communication of web protocol mobile, able to show the way from the request to delivery. For this to be possible, it was used the development methodology that includes technical, business and pedagogical aspects. There are several benefits of which I stress: set priorities on the tasks and organizing the workflow in an intuitive and objective way through an easy-to-understand layout. The use of the software allows to standardize the procedures, and manage the registered demands, assisting in decision making and ensuring greater productivity. Thinking of the best decision-making by the managers involved in the process, the student will be identified by photo, following the Kanban management model. Access to the tool will be done via the web, and may access be done by phone mobile, either by the student as a collaborator. Based on the above considerations it can be stated that the objective was achieved in the view of the development of the application proposed and its validation by the employees of the company.
Data da defesa: 18/04/2019
Banca Examinadora
Orientador(a): Luiz Fernando Braga Lopes (Lactec)
Membro da Banca: Eduardo Kazumi Yamakawa (Lactec)
Membro da Banca: Eduardo Filgueiras Damasceno (UTFPR)
Palavra(s)-Chave: Comunicação Organizacional. Fluxograma. Gerenciamento de Processos. Protocolo. Web Mobile.
Keywords: Organizational communication. Flowchart. Process Management Protocol. Web Mobile.
